內容大綱
前言
工作多年，接電話、發Mail已經是我的工作日常，這些對我來說駕輕就熟，就理所當然的以為只要當過上班族，工作過幾年，關於怎樣打電話、接電話、寫mail，這種很日常的事情，大多數的人應該都有基本的概念，但事實上，到現在我還是常遇到以下這些讓我哭笑不得的狀況，然後會反問我自己，是我想得太理所當然了，還是現代人太過隨興？
發mail過來，無簽名檔
某天有個客人發了mail給我
我要印名片
沒看錯喔！就只有這5個字，然後結束，真的非常簡潔阿！好歹多說一點吧！TT
看了這封mail，心裡的第一個感受是「唉………….」，沒錯！就是嘆了口氣之後無言，不知道要說什麼！不知道你是否有收過類似的mail呢？
mail上不留任何聯絡資訊，要上哪找人來聯絡呢？真的不會通靈，寫mail在最尾端留下公司名、聯絡人姓名、聯絡電話，這不是最基本的嗎？
我工作了10幾年，這種沒留簽名檔的客人真的還蠻多的，就算想做你生意，也聯絡不上啊，這該如何是好？
把mail當Line使用
- 第一封Mail的內容
您好：這是要做名片的檔案，幫我看能不能印？
〈簽名檔〉
- 第二封的內容
您好：我要印xx材質
〈簽名檔〉
- 第三封的內容
您好：印2盒
〈簽名檔〉 - 第四封的內容
您好：印要多少錢？
〈簽名檔〉
- 第五封的內容
您好：對了！我要宅配
〈簽名檔〉
沒錯！其實這5封mail，只要整理好，寫在同封mail裡即可，大概是LINE用的太習慣了，以為發mail是在發LINE，用這種方式發mail給自己的廠商或客戶，除了造成他人的困擾，也顯得自己很不專業。
講電話講了半天，不知道對方是誰？
我：xxx公司您好
客戶：我前幾天有來電印DM，當時OX＃▲＃▲★…..請問印好了嗎？
我(內心嘆了口氣)：不好意思，請問您的大名？
對方一來電，沒說清楚他是哪位或哪家公司，就對著接電話的人員，自顧自的霹哩啪啦的講一堆事情，就是沒報上名號，接電話的人，搞不清楚對方是誰？為了搞清楚是誰？必須沒禮貌的打斷對方的話，強行問他的名字，才能去查資料，才能將他剛剛講的事情和他訂購的東西連在一起，才好幫他處理疑問。
打電話到廠商或客戶那，在電話接通的開頭，先報上自己公司名、哪位，不是最基本的嗎？如果接電話的人員，不清楚你是哪位？只是自顧自的講自己的狀況，最後這頭接電話的人無法處理你的問題，要再轉接相關人員，是否又要再講一遍剛剛的事情，這不是彼此浪費時間，很沒效率嗎？
結論
這些都是我在工作上接電話、收mail常遇到的狀況，實在是因為發生的頻率很高，希望在打電話、發mail這種日常工作上一定會用到的工具，要有基本概念和認識，不然真的會顯得自己很兩光，如果想更了解發mail基本該注意的格式和寫法、打電話給客戶或廠商該注意的地方，可以在網路上Google這些資訊，相信會有所幫助的。